Система автоматизации управления персоналом

СТАТТІ

Ворона В.М., генеральный директор ООО “Горизонт”
Данылив И.В., к.т.н., с.н.с., генеральный директор ЗАО “Бизнес Автоматика”
Твердохлеб А.Н., главный специалист ЗАО “Бизнес Автоматика”

Система автоматизации управления персоналом для предприятий водопроводно-канализационного хозяйства

Система автоматизации управления персоналом “БИЗНЕС.ПЕРСОНАЛ” строится на базе программного комплекса “Бизнес.Персонал” (свидетельство о регистрации в Государственном департаменте интеллектуальной собственности Министерства образования Украины ВР №00239 от 29.07.2004г.), который предназначен для автоматизации учетных, расчетных и аналитических функций по организации труда на предприятии, ведению учета сотрудников, учету труда и расчету заработной платы. Программный комплекс “Бизнес.Персонал” в полной мере учитывает требования законодательства Украины в части управления человеческими ресурсами предприятия.

Программный комплекс является системой клиент/сервер и функционирует под управлением операционных систем Windows NT, Windows 2000 или Windows XP. Серверная часть предполагает хранение базы данных в системе MS SQL Server или Oracle.

Внедрение программного комплекса “Бизнес.Персонал” на предприятии благодаря интеграции всей информации в едином хранилище данных, широким функциональным возможностям, гибкой системе настройки и прозрачной системе контроля вводимой и рассчитываемой информации, гарантирует:

руководителю - анализ затрат времени, качества и стоимости человеческого ресурса в каждом виде продукции за любой период, а также мощные аналитические отчеты в произвольных разрезах;
кадровику - автоматизацию рутинных задач и любую выборку информации без привлечения программистов;
экономисту - инструмент расчета плановых и фактических показателей;
бухгалтеру - уверенность в каждой цифре;
работникам предприятия - возможность в любой момент получить необходимые сведения о своей зарплате, а также документы для предоставления в различные организации.

В качестве преимуществ комплекса можно выделить следующие:

наличие гибких настроек функциональности, доступных любому грамотному пользователю, под нужды конкретного предприятия и в связи с изменением законодательства;
возможность построения единого информационного пространства предприятия - возможность сопряжения с системой управления электронной проходной, с подсистемами бухгалтерии и финансового анализа, производства и логистики;
возможность ведения учета по нескольким юридическим лицам;
ведение расчета заработной платы на основе регулярного учета условий организации труда, качества и количества персонала предприятия, а также непосредственного учета результатов труда не только в денежных единицах, но и количественных и вре-менных;
наличие подсистемы расчета регламентированных законодательством налогов с фонда оплаты и формирования по результатам учета доходов, сумм налогов и взносов регламентированной отчетности, включая персонифицированный учет для ПФУ;
наличие подсистемы расчета индексации заработной платы;
наличие более 240 используемых шаблонов отчетных документов, а также возможность создания огромного количества отчетов, структура информации в которых настраивается пользователем.

“Бизнес.Персонал” - система, отвечающая современным требованиям международных стандартов управления предприятием. В настоящее время популярно мнение, что основная задача, подлежащая автоматизации в области управления трудовыми ресурсами, - это расчет заработной платы. Однако, первичная информация, позволяющая осуществлять прозрачный контроль исчисления заработной платы, формируется иными процессами в других подразделениях предприятия и только подтверждается работниками расчетного отдела бухгалтерии. Игнорирование управления учетом в этих подразделениях (отдел кадров, отдел труда и заработной платы, отделы и службы нормирования и учета в производственных подразделениях, табельные службы) нарушает один из основополагающих принципов стандарта ISO 9000 - принцип процессного подхода

“Бизнес.Персонал” - система, основанная на принципе процессного подхода, на взаимодействии всех структурных подразделений предприятия. На этапе учета результатов труда необходимо обеспечить правильный ввод в отделе кадров, отделе труда, бюро нормирования и табельной первичных документов (неявок сотрудников, приказов и пр.) обо всех изменениях в трудовой деятельности сотрудников. В дальнейшем автоматическое формирование временных и других показателей работы сотрудников позволит свести до минимума вероятность ошибок при расчете заработной платы в расчетном отделе бухгалтерии.

Программный комплекс “Бизнес.Персонал” автоматизирует сложный контур управления трудовыми ресурсами предприятия и поэтому состоит из тесно связанных между собой подсистем (см. рис.1), которые можно внедрять в 2 очереди:

1-я очередь - автоматизация кадрового учета;
2-я очередь - автоматизация расчета заработной платы.

Рис. 1. Функциональная схема подсистемы программного комплекса "Бизнес.Персонал" и их связей между собой и другими системами оперативного учета

1-ю очередь системы “Бизнес.Персонал” условно можно разделить еще на 2 подсистемы:

подсистему организации труда на предприятии, которая автоматизирует работу сотрудников отдела организации труда и заработной платы;
подсистему кадрового учета сотрудников, которая автоматизирует работу сотрудников отдела кадров.

Подсистема организации труда на предприятии:

формирует организационную структуру;
формирует справочники тарифных сеток, тарифных ставок, схем должностных окладов и тарифноквалификационных характеристик;
формирует штатное расписание на предприятии и расчет плановых показателей по фонду оплаты труда;
ведет полный учет графиков работы на предприятии и расчет значений планового использования трудового времени;
задает условия повременного и сдельного труда на предприятии согласно положениям коллективного трудового договора;
рассчитывает нормы оплаты для различных видов труда, применяемых на предприятии;
предоставляет возможность автоматического изменения тарифов и окладов в связи с изменением базового оклада.

Подсистема кадрового учета сотрудников:

ведет учет анкетных данных физических лиц, используемых при работе отдела кадров; возможно также занесение в систему анкетных данных по физическим лицам, которые используются при функционировании других подсистем корпоративной информационной системы предприятия;
удовлетворяет всем требованиям КЗоТ и нормативных документов Министерства труда и социальной политики Украины. Четко отслеживает заполнение вакансий на предприятии. Все приемы, перемещения и увольнения оформляются соответствующими приказами и документируются в трудовом стаже сотрудника. Данные отдела кадров поступают в бухгалтерию для подтверждения и последующего расчета заработной платы;
предоставляет возможность как учета подготовки и переподготовки сотрудников предприятия, так и учета подготовки новых кадров;
предоставляет возможности по воинскому учету сотрудников и учету командировок. Первичный документ о командировке поступает для подтверждения в бухгалтерию и принимается для расчета оплат за командировку;
всевозможные срезы списка сотрудников предприятия по различным атрибутам, как анкетных данных, так и квалификационных характеристик предоставляет пользователю мощный инструмент анализа трудовых ресурсов предприятия;
предоставляет возможности планирования отпусков, расчета их продолжительности в зависимости от условий труда и учета фактических отпусков. Предоставляет пользователю возможность в явном виде хранить в системе информацию по сотрудникам, необходимую для выполнения требований Закона Украины “Об отпусках” и нормативных документов, принятых во исполнение Закона Украины “Об отпусках”.

2-ю очередь системы “Бизнес.Персонал” условно можно разделить еще на 2 подсистемы:

подсистему учета труда, которая автоматизирует работу сотрудников, отвечающих за учет труда во всех подразделениях предприятия;
подсистему расчета заработной платы, которая автоматизирует работу сотрудников расчетного сектора бухгалтерии.

Подсистема учета труда:

позволяет вести табельный учет на предприятии с выдачей аналитической информации по использованию рабочего времени. Табель формируется системой автоматически на основании первичных документов о неявках сотрудника и регламентированного графика его работы. Система предоставляет широкие возможности по непосредственному внесению информации табельного учета с указанием оправдательных документов в случае невыхода на работу, а также распределения отработанного времени по видам труда. Автоматически рассчитывает итоговые значения учета труда за месяц по каждому сотруднику, бригаде, подразделению в целом;
позволяет вести учет нарядов сдельного труда. Для всех видов сдельного труда на основании норм оплаты труда по результатам труда, указанным в нарядах, автоматически рассчитываются значения вознаграждения;
имеет гибкую систему утверждения и передачи всех данных по учету труда между пользователями системы, что исключает внесение ошибок в данные за счет организационной несогласованности;
позволяет сопрягать учет труда с системой автоматизированной проходной. Существует возможность конвертирования данных кадрового учета в базу данных автоматизированной проходной. Предусмотрен импорт данных о проходах с последующим анализом использования рабочего времени за счет сопоставления плановых графиков работы и фактических проходов через автоматизированную проходную;

Подсистема расчета заработной платы:

позволяет гибко изменять состав видов начислений и удержаний, а также алгоритмы их расчета. При любых изменениях законодательства квалифицированный пользователь сможет внести в систему новый вид начисления или удержания; задать его вхождение в тот или иной регистр учета, по которому накапливаются соответствующие суммы, для последующего анализа; создать тип исходных данных для расчета начисления или удержания; в легко интерпретируемой форме запрограммировать алгоритм расчета начисления или удержания; в легко интерпретируемой форме запрограммировать алгоритм расчета отчислений с фонда оплаты труда; настроить различные ограничительные константы и коэффициенты, утвержденные законодательно на период расчета зарплаты; настроить шкалы различных видов удержания, действующих на период расчета зарплаты;
позволяет производить начисления и удержания заработной платы сотрудников предприятия. При расчетах используются утвержденная главным бухгалтером схема алгоритмов расчетов заработной платы. Расчеты, для которых требуются временные параметры, используют данные табельного учета и других первичных документов учета труда и не требуют ручного ввода;
предлагает удобные режимы для выполнения стандартизованных, но очень трудоемких операций расчета средней зарплаты для различных видов начислений, проведения индексирования заработной платы, формирования удержания по исполнительным листам, формирования удержания по кредитам и ссудам, формирования платежных документов для перечисления заработной платы на расчетный счет или получения через кассу и многое другое;
в автоматизированном режиме ведет лицевые счета сотрудников и формирует платежные ведомости;
позволяет проводить анализ фонда оплаты труда по различным аналитическим срезам за различные периоды;
позволяет пользователю самостоятельно сформировать список перечислений с фонда оплаты труда, формулы и ставки их расчета. При каждой выплате любой составляющей заработной платы пользователю предоставляется возможность сформировать и рассчитать все суммы перечислений с выплаченных сумм заработной платы. При окончательном расчете по зарплате за период подсистема позволит пользователю сделать перерасчет начисленных, выплаченных и оставшихся к перечислению сумм сборов;
формирует большое количество сводных печатных документов по расчету заработной платы в различных разрезах.

Программный комплекс “Бизнес.Персонал” обладает удобными средствами обеспечения безопасности. Разграничение доступа к информации производится на уровне отдельных подсистем, рабочих форм, подразделений организационной структуры предприятия. Такое разграничение прав доступа обеспечивается путем создания различных ролей, задания паролей доступа и определения типа доступа к данным системы. С помощью поставляемого вместе системой специального программного продукта администрирования можно изменять права доступа для пользователя, задать или сменить пароль входа этого пользователя в систему, разрешить доступ к программе новому пользователю. Пароль запрашивается при каждом входе пользователя в программу.

На основании введенных и рассчитанных данных система позволяет автоматически сформировать весь перечень регламентируемых отчетов по кадровому и воинскому учету, утвержденных форм по труду, персонифицированному учету для ПФУ, регламентированную отчетность по расчету заработной платы, всех налогов и перечислений. Система позволяет сформировать большое количество различных справок, ведомостей, отчетов, сводов и пр. по готовым шаблонам. Пользователь имеет возможность сам создавать отчеты и формировать их в редакторе Excel с последующей обработкой и печатью. Также пользователь имеет возможность изменять внешний вид существующих отчетов. Система позволяет сформировать на магнитных носителях отчеты по форме 1ДФ и по персонифицированному учету в ПФУ.

Возможность быстрой адаптации программного комплекса “Бизнес.Персонал” к нуждам конкретного предприятия отрасли подтверждена процессом внедрения на Полтавском областном государственном коммунальном предприятии водопроводно-канализационного хозяйства “Полтававодоканал”.