СТАТЬИ
Твердохлеб А.Н., главный специалист ЗАО "Бизнес Автоматика"
Репихова Л.А., консультант по экономическим вопросам ЗАО "Бизнес Автоматика"


Методика расчета суммы резерва отпусков и проведения инвентаризации резерва отпусков при автоматизации расчета заработной платы на предприятии
 
 
 
    В соответствии с п.13 Положения (стандарта) бухгалтерского учета 11 предприятия могут создавать обеспечения для возмещения последующих (будущих) операционных расходов, в том числе на выплату отпусков работникам. Суммы созданного резерва являются расходами (по бухгалтерскому учету). Резерв создается в целях обеспечения равномерного включения расходов на оплату отпусков в издержки производства отчетного периода.
    Возможность создания организацией указанного резерва, а также методика его формирования, определяются учетной политикой организации, применяемой для целей бухгалтерского учета. Размер отчислений в резерв определяется исходя из суммы затрат на оплату отпусков работникам и отчислений на социальное страхование и обеспечение, включая суммы единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
    В соответствии с правилами законодательства о бухгалтерском учете и налогообложении созданный организацией резерв предстоящих расходов на оплату отпусков подлежит обязательной инвентаризации в целях выявления обоснованности начисленных сумм.
    Инструкцией № 69 предусматривается проведение инвентаризации резерва на оплату отпусков, включая отчисления на государственное социальное страхование с этих сумм по состоянию на конец отчетного года. Остаток резерва на оплату отпуска определяется по расчету, который основывается на количестве дней неиспользованного отпуска и среднедневной оплате труда работников. Обеспечение отпусков необходимо начислять по установленным процентам и включать в расходы отчетного периода в определенной сумме независимо от фактической суммы начисленных отпускных, а в конце года по этому обеспечению нужно провести инвентаризацию и сторнировать излишек или доначислить недостающую сумму обеспечения.
    Проведение инвентаризации резерва отпусков - процесс трудоемкий, а при большом количестве работающего персонала на предприятии - требующий значительных усилий и трудозатрат. Грамотная автоматизация данного процесса избавит от ошибок расчета, свойственных так называемому человеческому фактору, и в значительной мере ускорит процесс.
    В системе "Бизнес Персонал", предназначенной для учета персонала и расчета заработной платы, разработаны режим расчета ежемесячной суммы резерва отпусков и режим проведения ежегодной инвентаризации отпусков. На основании информации, накопленной в базе данных, инвентаризация резерва отпусков производится автоматически.

Методика расчета суммы резерва отпусков, применяемая в системе "Бизнес Персонал"


1. Формирование справочника видов налога и формулы расчета суммы резерва отпусков. Ввиду того, что резерв отпусков относится к расходам (по бухгалтерскому учету), то необходимо сформировать в справочнике видов налога с предприятия соответствующий налог и формулу его расчета.
    1.1. На закладке "Виды налога" формы просмотра Алгоритм расчета зарплаты (Расчетный отдел ->Алгоритм расчета зарплаты) необходимо добавить новый вид налога.
    1.2. На форме редактирования Вид налога в поле "Категория использования" выбрать значение "Резерв отпусков".
    1.3. На форме редактирования Вид налога в поле "Идентификатор" сформировать формулу расчета суммы резерва отпусков, используя системные переменные:
  • Сумма резерва отпусков по предприятию - возвращает рассчитанную сумму резерва отпусков по предприятию на основании рассчитанных по введенным ставкам сумм резерва отпусков по подразделениям.
  • Ставка налога по налогу - возвращает действующую ставку налога для расчета. Используется для расчета налогов с ФОТ.
  • Сумма по регистру учета по цеху предприятия по всем выплатам - сумма по регистру учета по всем начислениям сотрудников цеха за месяц начисления (с хранением в базе данных расчетной величины).
  • Признак составной части налога - 0 - простая ставка налога, 1 - составная ставка налога. Задается при формировании ставок налогов.
  • и др.
Формула может иметь, например, такой вид:

ЕСЛИ Признак составной ставки налога=0, ТО Резерв отпусков=Сумма по регистру учета по цеху предприятия по всем выплатам[Резерв отпусков]*Ставка налога по налогу, ИНАЧЕ Резерв отпусков=Сумма резерва отпусков по предприятию


    1.4. Признак "Период для ставки налога" на форме редактирования Вид налога используется при формировании расшифровки налога по сотрудникам и расшифровки налога по шифрам затрат для "разброса" копеек. Данный признак имеет 2 значения и применяется в следующих случаях:
  • "Определяется отчетным периодом" - если при расчете налога в общей сумме для налога присутствуют начисления сотрудников за периоды с разными ставками налога, то "разброс копеек" будет происходить по ставке, действующей в отчетном периоде. В этом случае в формуле расчета налога должна быть использована системная переменная типа "Сумма по регистру учета по предприятию…", которая рассчитывает налог по ставке отчетного периода.
  • "Определяется периодом начисления" - если при расчете налога в общей сумме для налога присутствуют начисления сотрудников за периоды с разными ставками налога, то "разброс копеек" будет происходить по ставке, действующей в соответствующем периоде начисления. В этом случае в формуле расчета налога должна быть использована системная переменная типа "Сумма налога по регистру учета по предприятию…", которая рассчитывает налог по ставке соответствующего периода начисления.
2. Формирование справочника ставок налога. Процент отчислений в резерв отпусков для каждого цеха предприятия может быть индивидуальный. В таком случае при вводе ставки налога в соответствующем справочнике необходимо указать, что ставка отчислений в резерв отпусков является составной.
    2.1. На форме просмотра Ставки налогов (Налоги -> Справочники ->Ставки налогов) необходимо добавить новую ставку налога - процент отчисления в резерв отпусков.
    2.2. На форме редактирования Ставка налога в поле "По виду налога" необходимо выбрать введенный вид налога с категорией использования "Резерв отпусков".
    2.3. На форме редактирования Ставка налога в поле "Ставка налога (%)" ввести:
  • в случае общего процента отчисления в резерв отпусков по всему предприятию - численное значение данного процента;
  • в случае индивидуального процента отчисления в резерв отпусков для каждого цеха предприятия - значение процента отчисления по предприятию, равное 0;
    2.4. На форме редактирования Ставка налога необходимо выбрать признак вида налога:
  • "Простой" - в случае общего процента отчисления в резерв отпусков по всему предприятию;
  • "Составной" - в случае индивидуального процента отчисления в резерв отпусков для каждого цеха предприятия;
    2.5. В случае индивидуального процента отчисления в резерв отпусков для каждого цеха предприятия необходимо ввести для каждого цеха нужный процент отчислений. Для этого на форме просмотра Ставки налогов при позиционировании на строке налога с категорией использования "Резерв отпусков" необходимо нажать кнопку отображения панели дополнительной информации.
    2.6. На панели дополнительной информации необходимо для каждого цеха добавить нужные данные. Для этого на форме редактирования Ставки налогов по подразделениям каждый раз при новом вводе:
  • выбирать подразделение организационной структуры в поле "Организационная структура";
  • вводить соответствующий данному подразделению процент отчислений в поле "Ставка налога (%)";
  • вводить дату начала (и окончания) вводимого процента отчисления в соответствующем поле;
  • отмечать признак ведения расчета по предприятию суммы резерва отпусков с учетом данного подразделения организационной структуры.

3. Расчет резерва. Расчет суммы резерва отпусков в системе "Бизнес персонал" можно производить ежемесячно при расчете отчислений с фонда оплаты труда. Ежемесячный расчет налогов с предприятия происходит на форме просмотра Расчет налога. Для указанного расчета на форме просмотра Расчет налога необходимо произвести следующие действия:
    3.1. Установит фильтры по юридическому подразделению и периоду расчета.
    3.2. Установить режим расчета, выбрав признак "Расчет налогов".
    3.3. Запустить на выполнение действие "Создать список налогов". Пачка платежных документов при этом будет создана и утверждена автоматически. После выполнения указанного действия будет создан список налогов для дальнейшего расчета, в котором будет присутствовать вид налога с категорией использования "Резерв отпусков".
    3.4. Запустить на выполнение действие "Пересчитать налоги". После выполнения указанного действия и обновления экрана в строке с наименованием отчисления с категорией использования "Резерв отпусков" отобразится рассчитанная сумма резерва отпусков по предприятию.
  &nbsnbsp; 3.5. Возможен расчет или перерасчет отдельно взятого отчисления. Для этого необходимо позиционироваться на отчислении с категорией использования "Резерв отпусков", вызвать форму редактирования Налог и рассчитать сумму данного отчисления нажатием кнопки "Рассчитать" справа от поля "Сумма".

Методика проведения инвентаризации резерва отпусков, применяемая в системе "Бизнес Персонал"



   Для расчета суммы, которую необходимо доначислить или сторнировать в конце года по расчету суммы резерва отпусков по предприятию, необходимо рассчитать сумму инвентаризации отпусков по всем структурным подразделениям предприятия.
1. Проведение инвентаризации. Инвентаризация резерва отпусков производится на форме просмотра Инвентаризация отпусков (Отчеты -> Инвентаризация отпусков) следующим образом:
    1.1. Установить фильтр по юридическому подразделению.
    1.2. Установить дату инвентаризации резерва отпусков в поле фильтра "Период".
    1.3. Сформировать список подразделений, по которым будет проводиться инвентаризация. Для этого необходимо выполнить действие "Создать инвентаризацию". Список структурных подразделений для проведения инвентаризации сформируется автоматически в соответствии со списком подразделений расчетного отдела, по которым за год, предшествующий дате инвентаризации, существовал хотя бы один отчетный период.
    1.4. Рассчитать суммы инвентаризации по каждому структурному подразделению. Это производится автоматически при выполнении действия "Рассчитать инвентаризацию". Данное действие имеет 2 режима расчета суммы инвентаризации:
  • "Рассчитать до даты инвентаризации" - рассчитывает инвентаризацию с учетом отпусков с датой начала только до даты инвентаризации.
  • "Рассчитать по всем отпускам" - рассчитывает инвентаризацию с учетом всех принятых в бухгалтерии и оплаченных отпусков, не взирая на дату инвентаризации.
2. Анализ инвентаризации резерва отпусков. Суммы проведенной инвентаризации резерва отпусков можно проанализировать как по сотрудникам подразделения, так и по шифрам производственных затрат.
    2.1. Анализ по сотрудникам. Для анализа рассчитанных сумм инвентаризации резерва отпусков по сотрудникам каждого структурного подразделения необходимо открыть панель дополнительной информации Расшифровка инвентаризации по сотрудникам. Нажатием кнопки "Расшифровка по сотрудникам" при позиционировании на строке со структурным подразделением на панели дополнительной информации отобразится список сотрудников данного подразделения с результатами проведенной инвентаризации резерва отпусков по каждому сотруднику. В колонках панели Расшифровка инвентаризации по сотрудникам отображается следующая информация по каждому сотруднику:
    2.1.1. Дата на отпуск - дата, начиная с которой идет отсчет отпусков сотрудника на предприятии. Соответствует дате на отпуск на форме редактирования Сотрудник, введенной в отделе кадров при приеме на работу.
    2.1.2. Фактическая продолжительность отпуска [дн.] - количество дней по последнему использованному оплаченному ежегодному отпуску, дата начала которого соответствует выбранному режиму проведения инвентаризации (только до даты инвентаризации или с учетом всех принятых в бухгалтерии и оплаченных отпусков). В продолжительности данного отпуска учитываются все его продления (имеется в виду продление 2-ой, 3-ей и т.д. частями, а не продление в связи с болезнью), а также дни компенсации за неиспользованный отпуск, указанные в отпуске сотрудника;
    2.1.3. Разница между датой инвентаризации и плановой датой на отпуск [мес.] - рассчитывается по обстоятельствам:
  • если до даты инвентаризации у сотрудника были использованные оплаченные ежегодные отпуска, то данный показатель определяется как разница в месяцах между датой инвентаризации и датой на отпуск (задается в карточке сотрудника), "сдвинутой" на количество использованных отпусков до даты инвентаризации, где количество использованных отпусков - это сумма количества использованных отпусков, указанных в карточке сотрудника, и количества фактически внесенных в систему и оплаченных ежегодных отпусков до даты инвентаризации.
  • если до даты инвентаризации у сотрудника использованных оплаченных ежегодных отпусков не было, то данный показатель равен 0;
    2.1.4. Сумма средней зарплаты - это сумма средней зарплаты, используемой для расчета отпускных на год и месяц инвентаризации;
    2.1.5. Сумма резерва - рассчитывается по обстоятельствам:
    • Если до даты инвентаризации у сотрудника были использованные оплаченные ежегодные отпуска, то данный показатель рассчитывается по формуле:


(План_прод * Кол_мес / 12 + План_прод - Факт_прод) * Средн, где

План_прод
      - плановая продолжительность отпуска, состоит из основного отпуска, указанного в карточке сотрудника, дополнительного отпуска по штатному расписанию, дополнительного отпуска по колдоговору по штатному расписанию, дополнительного отпуска за выслугу, если данный отпуск положен по штатному расписанию;

Кол_мес
      - разница в месяцах между датой инвентаризации и датой на отпуск (задается в карточке сотрудника), "сдвинутой" на количество использованных отпусков до даты инвентаризации;

Факт_прод
      - фактическая продолжительность последнего оплаченного ежегодного отпуска до даты инвентаризации, с учетом всех продлений и компенсаций за неиспользованный отпуск;

Средн
      - сумма средней зарплаты, рассчитанной на год и месяц инвентаризации.


    • Если до даты инвентаризации у сотрудника использованных оплаченных ежегодных отпусков не было, то данный показатель расчитывается по формуле:


(Кол_мес - Кол_исп / 12) * (План_прод * Средн / 12), где


Кол_мес
      - разница в месяцах между датой инвентаризации и датой на отпуск (задается в карточке сотрудника);

Кол_исп
      - количество использованных отпусков до даты инвентаризации (задается в карточке сотрудника);

План_прод
      - плановая продолжительность отпуска, состоит из основного отпуска, указанного в карточке сотрудника, дополнительного отпуска по штатному расписанию, дополнительного отпуска по колдоговору по штатному расписанию, дополнительного отпуска за выслугу, если данный отпуск положен по штатному расписанию;

Средн
    - сумма средней зарплаты, рассчитанной на год и месяц инвентаризации.


    2.1.6. Количество использованных отпусков - сумма количества использованных отпусков, указанных в карточке сотрудника, и количества фактически внесенных в систему и оплаченных ежегодных отпусков до даты инвентаризации;
    2.1.7. Плановая продолжительность отпуска [дн] - плановая продолжительность отпуска, состоит из основного отпуска, указанного в карточке сотрудника, дополнительного отпуска по штатному расписанию, дополнительного отпуска по колдоговору по штатному расписанию, дополнительного отпуска за выслугу, если данный отпуск положен по штатному расписанию;
    2.1.8. Разница между датой инвентаризации и датой на отпуск [мес] - рассчитывается по обстоятельствам:
    • Если до даты инвентаризации у сотрудника использованных оплаченных ежегодных отпусков не было, то данный показатель определяется по формуле:


Кол_мес - Кол_исп / 12, где


Кол_мес
      - разница в месяцах между датой инвентаризации и датой на отпуск (задается в карточке сотрудника);

Кол_исп
    - количество использованных отпусков до даты инвентаризации (задается в карточке сотрудника).
  • Если до даты инвентаризации у сотрудника были использованные оплаченные ежегодные отпуска, то данный показатель равен 0.
    2.1.9. Шифр затрат - шифр производственных затрат, на который списывается сумма проведенной инвентаризации резерва отпусков сотрудника.
    2.2. Анализ по шифрам производственных затрат. Для анализа рассчитанных сумм инвентаризации резерва отпусков по шифрам производственных затрат необходимо открыть панель дополнительной информации Расшифровка инвентаризации по ШПЗ. Нажатием кнопки "Расшифровка по ШПЗ" при позиционировании на строке со структурным подразделением на панели дополнительной информации отобразится список шифров производственных затрат подразделения с суммами проведенной инвентаризации по каждому шифру затрат.

3. Печатные формы по инвентаризации резерва отпусков. Инвентаризацию резерва отпусков можно рассчитать, следуя методике, опирающейся на иные данные. В списке печатных документов расчетного отдела есть документ "Отчет по инвентаризации отпусков", в котором можно рассчитать и проанализировать суммы инвентаризации. При формировании инвентаризации резерва отпусков в печатном виде можно использовать следующие возможности:
    3.1. При задании параметров печати для данного документа существует возможность:
    3.1.1. Задавать период, за который будет осуществляться инвентаризация отпусков. При задании периода инвентаризации дата окончания периода является датой инвентаризации, а дата начала периода определяет продолжительность периода для инвентаризации. Если дата начала периода не задана, то для анализа будет учитываться весь период от текущей даты на отпуск по сотруднику до даты инвентаризации.
    3.1.2. Выбирать подразделения, по сотрудникам которых будут формироваться данные.
    3.1.3. Задавать метод упорядочивания данных (по табельному номеру либо по фамилии).
    3.1.4. Задавать метод учета отпусков по периоду (в анализе будут учитываться все принятые в бухгалтерии и оплаченные отпуска либо только отпуска с датой начала отпуска до даты инвентаризации).

    3.2. Отчет содержит следующие колонки:
    3.2.1. Цех - подразделение, сотрудники которого участвуют в формировании отчета;
    3.2.2. № п\п - номер сотрудника по порядку;
    3.2.3. Таб. № - табельный номер сотрудника;
    3.2.4. ФИО - фамилия, инициалы сотрудника;
    3.2.5. Период отпуска - определяет период, за который необходимо осуществить оплату по отпускам сотрудника. Если текущая дата на отпуск превышает дату инвентаризации, то "Период отпуска" определяется временным интервалом от даты инвентаризации до текущей даты на отпуск. В противном случае "Период отпуска" будет определяться временным интервалом от даты начала периода (текущей даты на отпуск сотрудника, если дата начала периода не задана либо меньше текущей даты на отпуск сотрудника) до даты инвентаризации;
    3.2.6. Период отпуска в днях - определяет период для оплаты отпусков в днях. Если текущая дата на отпуск превышает дату инвентаризации, то "Период отпуска в днях" будет отрицательным числом;
    3.2.7. Установ. продол. отпуска - плановая продолжительность отпуска сотрудника, состоит из следующих составляющих: основной отпуск, дополнительный отпуск, дополнительный отпуск по колдоговору и дополнительный отпуск за выслугу;
    3.2.8. Неисп. в последнем отпуске, [дн.] - количество неиспользованных в последнем отпуске дней относительно плановой продолжительности отпуска;
    3.2.9. Право на отпуск, [дн.] - количество дней отпуска, которые должны быть предоставлены сотруднику до даты инвентаризации. Значение данной колонки определяется формулой: "Период отпуска в днях" / 365 * "Установ. продол. отпуска". Данная колонка заполняется только в том случае, если текущая дата на отпуск сотрудника меньше даты инвентаризации;
    3.2.10. Долг работ. по отпуску, [дн.] - количество дней отпуска, переиспользованных сотрудником на дату инвентаризации. Значение данной колонки определяется формулой: ("Период отпуска в днях" / 365 * "Установ. продол. отпуска"). Данная колонка заполняется только в том случае, если текущая дата на отпуск сотрудника превышает дату инвентаризации;
    3.2.11. Средняя зарплата - значение средней зарплаты для расчета отпускных. Определяется расшифровкой средней зарплаты для расчета отпускных за последний отчетный период, предшествующий дате инвентаризации, в котором существует расшифровка средней зарплаты;
    3.2.12. Сумма отпускных - сумма отпускных, которые должны быть насчитаны сотруднику на дату инвентаризации. Значение данной колонки определяется формулой:

"Средняя зарплата" * ("Право на отпуск, [дн.]" + "Неисп. в последнем отпуске, [дн.]" - "Долг работ. по отпуску, [дн.]").


В данном отчете по каждому из выбранных для формирования документа подразделений рассчитываются итоги по колонкам: "Неисп. в последнем отпуске, [дн.]", "Право на отпуск, [дн.]", "Долг работ. по отпуску, [дн.]" и "Сумма отпускных".

    3.3. В конце документа по колонкам с числовыми данными выводятся общие итоги по выбранным подразделениям. В конце списка сотрудников каждого подразделения по этим же колонкам также выводятся итоговые цифры.

 



Строительный портал. Рейтинг сайтов
Rambler's Top100